Jobba i styrelsen
Till medlemmarna i Årsta Havsbads Samfällighetsförening
Som du kanske sett eller hört kommer samfällighetens nuvarande styrelse att avgå i samband med stämman i april 2023.
Vi i valberedningen söker nu nya ledamöter eller suppleanter till styrelsen. Vi söker dig som känner extra mycket för Årsta Havsbad och vill offra lite tid och arbete på att bidra i styrelsearbetet. Har du dessutom en specifik kompetens inom de områden som styrelsen arbetar med är det ett plus.
De områden och några av de aktiviteter som täcks inom respektive område som styrelsen ansvarar för är:
Ordförande – Ansvarig för styrelsens arbete. Arbetsgivare för tillsynsman, gubbs och sommarungdomar. Skriva sammanfattning av styrelsens protokoll till hemsidan och på andra ställen där det erfordras. Ytterst ansvarig för all verksamhet i frånvaro av andra ledamöter samt myndighetskontakter.
Sekreterare - Protokollförare vid styrelsemöten och årsmöten samt förbereder desamma, skickar ut kallelse, bokar lokal mm
Bryggor och vattenområden - Årliga besiktningar med samverkansgruppen mellan ÅHS och HBS samt möten däremellan.
Dagvatten ansvarig – leder dagvattengruppen och ansvarar för all dokumentation i samband därmed.
Vägar och trappor - Det handlar om 1,6 mil väg att ta hand om med underhåll inklusive snöröjning som tillsynsman utför. Besiktiga alla trappor för underhållsåtgärder.
Trafik och parkering - Ha kontakt med parkeringsbolaget samt ha koll på våra gemensamma parkeringar, informera om gällande regler, dela ut p-dekaler etc
Elanläggningar – ansvarar för all belysning utmed Årstahavsbads vägen och i området. Avläsning av vattenmätare och elavläsning m m
Byggnader - Föreningsgården, torgets lägenheter, butik och restaurang, telehuset, material gården, båtklubbens hus, 10 pumphus och 2 vattenverk. Göra årliga byggbesiktningar tillsammans med tillsynsman.
Mark och Park, Torget - Årlig översyn och uppföljning av skötselplanen för området.
Inom samtliga områden krävs stundtals kontakter med tillsynsman.
För tips och ytterligare information – tag kontakt med valberedningen:
Ingalill Colbro, 070-510 48 28, Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den.
Britt Marie Andersson, 070-751 54 12, Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den.
Salan Ahlgren, 072-316 61 96, Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den.
Adjungerad
Marianne Rocklind, 070-563 53 52, Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den.
2022-10-25
- Skriven av Valberedningen
- Kategori: Organisation
Ref. Styrelse möte 497/ 14 nov 22
Kvällens möte inleds med deltagande av gubbsen; Kenneth, Åke, Ryda, Marguerite, Jan och Petter. Diskuterades bland annat den maskinpark som samfälligheten äger vad som behöver förnyas och/eller kompletteras. Kenneth inkommer med sammanställning och prioriteringsordning över behoven där man även ska försöka sia om de framtida behoven.
Vi pratade också om samarbetet och den nya arbetsordningen som alla sa sig vara nöjda med. Vi har med gubbsen haft träffar med styrelse ansvariga för de olika områden gubbsen jobbar med; mark o park, vägar, dagvatten osv och gjort arbetslistor vad som görs återkommande inom varje ansvarsområde. Ansvariga inom styrelsen följer upp arbetet och håller som tidigare i budget och godkänner beställningar av material. Arbetet planeras efter listorna och veckoplanering görs av gubbsen på en stor tavla nere på Materialgården.
Det är viktigt att dokumentera allt som görs för att kunna göra en bra planering över arbetsuppgifter, kommande behov av maskiner och kompetenser för att hålla en kostsam extern förvaltare stången. Vi har idag några externa firmor som hjälper oss med el-anläggningar, svåra fällningar av träd, företag som skrapar vissa av våra vägar, digataliserig via Thyrens när det gäller dagvatten. I övrigt ser vi att, som världen ser ut idag, vi klarar oss bra med egen förvaltning.
Vi måste också successivt fylla på med nya förmågor inom vår förvaltning.
Vi avser att bjuda in gubbsen till våren för semester- och sommarplanering. En bra rutin är att träffa alla vår och höst för att gå igenom större projekt och stämma av.
Vi tackade gubbsen och styrelsemötet tog vid:
Digitaliseringsprojektet
Arbetet med den nya hemsidan pågår för fullt. Många detaljfrågor ska sättas med bl.a. inloggningar olika typer av avgränsningar och rutiner.
Dokumentarkivet fylls med dokument så långt vi mäktar med.
Inför överlämning av styrelsearbetet dokumenteras hur långt vi kommit i digitaliseringen av dokumentarkivet, vilka avgränsningar vi gjort samt lite om nästa steg.
Från och med 1 januari 2023 ska alla dokument läggas in i dokumentarkivet.
Ekonomi Avtal
Genomgång av balans- och resultaträkning.
Lokalavtalen finns nu digitaliserade.
Tomas tar fram en sammanställning över de uthyrda verksamhetslokalerna och avtalens förfallodagar till nästa år.
Hyresgästen i lgh 6 är nu utflyttad. Diskuterades om/hur man gör om lägenheten till affärslokal. I avvaktan på hur vi ska gå vidare med lokalerna erbjuds personer i kön för sommarbostad ett-årsavtal. Ni som undrar vad det är för kö? Det finns en kölista för att hyra lokaler och lägenheter runt torget. Anmäl intresse till Tomas Isberg.
Det finns ett stämmobeslut på att prioritera hyresgäster som vill bedriva någon form av verksamhet för att få ett levande torg.
Försäkringar
Ingela arbetar med att uppgradera samfällighetens olycksfallsförsäkring. Försäkringen vi har idag är inte tillräcklig och vi har idag flera arbetsuppgifter som utförs av gubbsen som är både riskfyllt och tungt och olycksfallsförsäkringen är inte tillräcklig om en allvarlig skada skulle inträffa.
Trafik och parkeringar
Observera att vid de två P-platser som finns vid expeditionen krävs särskilda parkeringstillstånd, det räcker inte med röd eller blå "fågel". Parkeringar finns nu vid Gamla Konsum.
Vägar, mm
Snökäppar har satts upp och kontroll att våra trappor är i bra skick har genomförts.
Mark och Park
Ett staket finns i dagarna färdigt vid Utöstigens brygga.
Bryggor
Sedan i somras har ett arbete pågått med att ta fram ett förslag på samarbetsformer inom samfälligheten. Ingela visade det framtagna materialet med förslag på framtida upplägg. Målet är att vi också med förslaget skapar ett "VI"
Förslaget publiceras här på hemsidan inom kort
I stadgarna nämner man våra verksamheter som utskott och vi har nu anammat det uttrycket.
Beslutades att utskottsmöten ska hållas med Tennisklubben och Bastubadarsällskapet en gång per år och med Båtsällskapet tre gånger per år.
Utskottsmöten genomförs tillsammans med samfällighetens styrelse innan ordinarie styrelsemöte. Tidigare Samrådsgrupp upphör därmed.
Överenskommelser om ansvars- och kostnadsfördelning mellan styrelsen och utskotten ska beredas och beslutas för respektive utskott. HBS och samfälligheten jobbar med den frågan i detta nu och övriga utskott bjuds in under tidig 2023.
Första utskottsmötet med HBS sker på styrelsemötet i december.
Syftet med den nya rutinen är att sprida kunskaperna inom de olika verksamhetsområdena i en större krets, särskilt bad-och båtbryggor. En ledamot har den funktion i styrelsen och vi ser en vinst i att hela styrelsen också deltar i dessa möten för att sprida kunskapen och minska sårbarheten. Det är också en verksamhet som är kostbar och kräver en i vissa delar professionell planering i underhållsplanen. Samfälligheten ska som tidigare kalla till inspektion av bad-och båtbryggor vår och höst med påföljande möte och protokoll för nödvändiga åtgärder. Dykning sker även i samband med inspektionen.
Bryggbesiktning med dykning har gjorts i november. Rapport kommer om resultatet. Fakturan delas lika mellan ÅHS och HBS
I samband med ett möte med HBS och samfälligheten diskuterades möjligheten att få till stånd en anvisad plats för vinterförvaring av båtar och vi beslutade gemensamt att lyssna med Haninge kommun om en eventuell planändring. Arbetet med frågan pågår och kommer att redovisas inom kort.
Byggnader
En byggnadsinspektion tillsammans med byggnadsingenjör utförs under november för samtliga byggnader som ägs av samfälligheten. Prognos över kommande insatser läggs in i underhållsplanen och ska ligga till grund för budgetplanering. Besiktningsprotokoll ska upprättas enligt vedertagen besiktningsmall.
Ett förslag är att det görs vartannat år.
En stor- TV till Föreningsgården köps in och befintlig projektor och tillbehör flyttas till Gamla Konsum.
HBS har nu, tillgång till det iordninggjorda utrymmet, i hallen mot trappan till källaren i Gamla Konsum. Utrymmet ska användas för kontorsmaterial, en timer har satts upp där man ska ha skrivare.
Fortsättningsvis kommer båtvakt listorna att finnas på expeditionen sommartid.
Elanläggningar
Besiktat nerkörd elkabel på Kostervägen samt kontaktat El Larsson för åtgärd. Besiktat belysningsstolpar, trasiga kåpor, för offertunderlag.
Vi har bytt ut gamla dyra ljuskällor till nya ledljuskällor efter Årsta Havsbadsvägen, vilket ger en rejäl besparing på elräkningen.
Vi har fått offert av El Larsson. Kontakt har tagits med Vattenfall och One Nordic om offerterna men ingen återkoppling ännu.
Om ni har orkat läsa ända hit påminner vi om att anmäla dig för för att få fakturan via e-post - ange fastighetsbeteckning!
Klicka på Agnetas adress nedan och vips så är det gjort!
Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den.
- Skriven av Ingela Dahlin
- Kategori: Styrelse info
Ved
Måndag och tisdag finns det samfälld ved att hämta på Materialgården.
OBS- ta inte allt på ett lass - dela med dig till dina grannar!
- Skriven av Ingela Dahlin
- Kategori: Styrelse info
Ref styr möte 496/ 221010
Presentation av Tomas Isberg som erbjudit sig att vara adjungerad kassör fram till stämman, han har tidigare varit kassör i samfälligheten och är nu kassör i båtsällskapet. Tomas har inte rösträtt i styrelsen och ska ej närvara vid beslut som gäller båtsällskapet.
Digitaliseringsprojektet Den nya hemsidan ska enbart supporta våra fastighetsägare och inte vara publik.
Arbetsmiljöfrågor Ingeman har avgått pga hälsoskäl. Ingela tar över hans ansvarsområde, mark o park. Björn Neubeck avgår. Ingela övertar ansvaret för bryggor.
Vi bjuder in gubbsen till nästa styrelsemöte den 14 november och diskuterar arbetet och hur det funkar med arbets beskrivningarna.
Hyresgäster och hyresfastigheter
Nya hyresavtal har skickats ut till hyresgäster för lägenheterna.
Lägenhet nr 6 vid Torget har sagts upp av hyrestagaren. Sedan tidigare finns beslut på att prioritera verksamhet för att få ett mer levande torg. Den kölista som finns för lägenheterna vid Torget är inte komplett och måste uppdateras.
Försäkringar Samfällighetens olycksfallsförsäkring undersöks då det i nuläget endast är en olycksfallsförsäkring som ersätter det akuta. Ingela undersöker med Allra.
Trafik och parkeringar Guppen ska tas bort för vintern. Skogsråstigens parkering stängs för säsongen den 1 oktober. Gästparkeringar vid Gamla Konsum, Expeditionen och Mellanstigen ska skyltas upp.
Vägar Potthålslagning pågår.
Bryggor För att göra Gläntan till uppställningsplats för båtar etc fordras bygglov. Ingela kontaktar myndighet för klargörande i vad som gäller. Arbetsmöten pågår med båtsällskapet under hösten.
Elanläggningar Läst av elmätare vid bastun för stugägarföreningen.
Meddelat El-Larsson om 2 trasiga belysnings kåpor över armaturer vid Vår Bostads väg samt Lotsvägen.
Offert från One Nordic inkommen. Inväntar alternativ offert från dem och från från Vattenfall.
Anslagstavlor Ny kontaktlista ska anslås.
Information / Hemsidan Det ska informeras om att vi behöver få in mejladresser till medlemmarna för att underlätta fakturering och information.
Mailadress och fastighetsbeteckning ska skickas in till Ereko.
Sommarungdomar 2023
Utvärdering av sommarungdomarna 2022. Kostnad för dem under landar på ca 150 000.-. Arbetet har i det stora hela fungerat bra. Arbetsledningen av sommarungdomarna tar mycket tid från det egna arbetet samt ungdomarnas ålder påverkar vilka arbetsuppgifter de får utföra. Det administrativa arbetet för verksamheten kräver många arbetstimmar och svårt att hitta någon som vill utföra det arbetet i semestertid.
Vid de diskussioner AU haft med Haninge kommun har kommunen sagt sig vara positiva till att finansiera sommarungdoms verksamheten.
Vi inväntar förslag på mötestid från kommunen för att slutföra diskussionerna.
Beslutades pga grund av ovanstående att inte erbjuda sommararbete i ÅHS regi under 2023.
- Skriven av Ingela Dahlin/ Britt-Marie Bengtsson
- Kategori: Styrelse info
